Create Purchase Invoice
Halaman Create Purchase Invoice digunakan untuk membuat transaksi invoice pembelian barang atau layanan dari supplier.
Purchase Invoice digunakan sebagai dasar pencatatan hutang supplier dan proses pembayaran pembelian.
1. Masuk ke menu Purchase Invoice lalu Klik tombol Add Item
Klik tombol Add Item untuk mulai membuat transaksi purchase invoice.
2. Pilih Supplier
Pilih supplier untuk transaksi purchase invoice.
Supplier digunakan untuk:
- Pencatatan hutang supplier
- Histori pembelian supplier
- Retrieve purchase order dan receive item supplier
Gunakan supplier yang sesuai agar histori pembelian dan hutang supplier tercatat dengan benar.
3. Pilih Location
Pilih lokasi penerimaan atau penggunaan barang pembelian.
Sistem mendukung dua jenis location:
- Warehouse → Barang masuk ke gudang perusahaan
- Customer Location → Barang langsung dikirim ke lokasi customer
4. Pilih Metode Input Produk
Purchase invoice mendukung tiga metode input produk.
- Search Product
- Retrieve PO
- Retrieve RI
Cari produk langsung melalui kolom search.
Pengguna dapat:
- Mencari produk berdasarkan nama atau SKU
- Menambahkan beberapa produk sekaligus
- Mengisi detail pembelian produk
Informasi yang Dapat Diisi
- Quantity
- Purchase Price
- Discount
- Persentase (
10%) - Nominal (
Rp50.000)
- Persentase (
- Tax
- Tax Type
Product Balance
Quantity dapat dipecah menjadi beberapa product balance menggunakan tombol Add Item.
Setiap product balance dapat memiliki:
- Batch number
- Barcode
- Expire date
Product balance membantu pencatatan inventory berdasarkan batch dan expire date produk.
Retrieve produk langsung dari Purchase Order.
Sistem akan mengambil:
- Data supplier
- Produk purchase order
- Outstanding quantity purchase order
Cocok digunakan untuk invoice berdasarkan purchase order yang sudah dibuat sebelumnya.
Retrieve produk langsung dari Receive Item.
Sistem akan mengambil:
- Produk yang sudah diterima
- Quantity receive
- Data penerimaan barang
Cocok digunakan untuk invoice berdasarkan barang yang sudah diterima dari supplier.
5. Edit Produk Pembelian
Produk yang sudah dipilih masih dapat diedit sebelum submit invoice.
Pengguna dapat mengubah:
- Quantity
- Purchase price
- Discount
- Tax
- Tax type
- Product balance
6. Delete Produk
Produk dapat dihapus dari invoice jika tidak ingin digunakan.
Menghapus produk akan mengurangi total invoice pembelian.
7. Isi Bagian Cost (Optional)
Bagian Cost digunakan untuk menambahkan expense tambahan di luar produk.
Contoh:
- Ongkir supplier
- Biaya administrasi
- Biaya handling
- Biaya project
Cost akan otomatis ditambahkan ke total invoice pembelian.
8. Gunakan Down Payment (Optional)
Jika terdapat down payment supplier sebelumnya, down payment dapat digunakan untuk memotong total invoice pembelian.
Efek:
- Mengurangi nominal hutang supplier
- Memotong outstanding down payment
Gunakan down payment untuk mempermudah proses pelunasan invoice supplier.
9. Submit Purchase Invoice
Setelah seluruh data selesai diisi:
- Klik tombol Submit
- Sistem akan menyimpan transaksi purchase invoice
- Invoice siap diproses pembayaran supplier
Setelah submit:
- Hutang supplier tercatat
- Histori pembelian diperbarui
- Invoice siap diproses pembayaran
Pastikan quantity, harga beli, discount, tax, dan down payment sudah benar sebelum submit invoice.