First Setup
Sebelum mulai menggunakan XPAND ERP, terdapat beberapa konfigurasi awal yang perlu dilakukan agar sistem dapat berjalan sesuai kebutuhan perusahaan.
Setup awal terdiri dari:
- Login menggunakan akun yang diberikan oleh tim XPAND
- Memilih metode costing inventory
- Melakukan pengaturan Chart of Accounts (COA)
1. Login ke Sistem
Masukkan Username dan Password yang telah diberikan oleh tim XPAND.
Informasi login biasanya diberikan pada saat implementasi atau proses onboarding sistem.
Informasi yang Diperlukan
- Username
- Password
Setelah berhasil login, sistem akan mengarahkan pengguna ke proses setup awal.
Simpan informasi login dengan baik dan segera ubah password jika diperlukan sesuai kebijakan perusahaan.
2. Pilih Inventory Costing Method
Pada tahap berikutnya, pengguna harus menentukan metode perhitungan biaya inventory yang akan digunakan oleh perusahaan.
Metode ini akan mempengaruhi:
- Perhitungan Harga Pokok Penjualan (HPP)
- Nilai persediaan
- Unit cost produk
- Unit cost setiap Product Balance (Batch)
Inventory Costing Method tidak disarankan untuk diubah setelah perusahaan mulai melakukan transaksi karena dapat mempengaruhi perhitungan nilai persediaan dan laporan keuangan.
Pilihan Costing Method
- FIFO
- Average
FIFO (First In First Out)
Metode FIFO menganggap bahwa stok yang pertama masuk adalah stok yang pertama keluar.
Contoh:
| Batch | Qty | Unit Cost |
|---|---|---|
| Batch A | 10 | Rp10.000 |
| Batch B | 10 | Rp12.000 |
Jika menjual 15 unit:
- 10 unit diambil dari Batch A
- 5 unit diambil dari Batch B
HPP yang digunakan akan mengikuti urutan masuknya stok.
Kelebihan FIFO
- Pergerakan stok lebih mendekati kondisi fisik gudang
- Nilai persediaan akhir biasanya lebih mendekati harga pasar terbaru
- Cocok untuk bisnis dengan sistem batch atau lot
Average Cost
Metode Average menggunakan rata-rata biaya dari seluruh stok yang tersedia.
Contoh:
| Batch | Qty | Unit Cost |
|---|---|---|
| Batch A | 10 | Rp10.000 |
| Batch B | 10 | Rp12.000 |
Average Cost:
(10 × 10.000 + 10 × 12.000) ÷ 20 = Rp11.000
Jika terjadi penjualan, sistem akan menggunakan biaya rata-rata tersebut sebagai dasar perhitungan HPP.
Kelebihan Average
- Perhitungan lebih sederhana
- Nilai HPP lebih stabil
- Cocok untuk produk dengan pergerakan stok tinggi dan harga yang sering berubah
3. Setup Chart of Accounts (COA)
Setelah menentukan costing method, pengguna perlu melakukan konfigurasi Chart of Accounts (COA).
COA digunakan sebagai dasar pencatatan seluruh transaksi akuntansi dalam sistem.
Fungsi COA
- Mengelompokkan akun keuangan perusahaan
- Menentukan akun yang digunakan pada transaksi
- Menyusun laporan keuangan
- Menghasilkan laporan laba rugi dan neraca
Akun yang Umumnya Perlu Disiapkan
Asset
Contoh:
- Cash
- Bank
- Account Receivable
- Inventory
- Fixed Asset
Liability
Contoh:
- Account Payable
- Tax Payable
- Other Liability
Equity
Contoh:
- Capital
- Retained Earnings
Revenue
Contoh:
- Sales Revenue
- Service Revenue
Expense
Contoh:
- Cost of Goods Sold
- Salary Expense
- Rent Expense
- Utility Expense
Tim XPAND dapat membantu proses import atau setup awal COA apabila perusahaan sudah memiliki daftar akun sebelumnya.
Setup Selesai
Setelah seluruh proses setup selesai:
- Sistem siap digunakan
- Master data dapat mulai dibuat
- Transaksi operasional dapat mulai dicatat
- Laporan inventory dan accounting dapat mulai dihasilkan
Pastikan Inventory Costing Method dan Chart of Accounts sudah diverifikasi oleh tim finance atau accounting perusahaan sebelum mulai melakukan transaksi.
Kesalahan pada setup awal dapat mempengaruhi perhitungan inventory, HPP, dan laporan keuangan perusahaan di masa mendatang.